ECM的三種類型

ECM有三種,公司需要確定正確的解決方案類型和供應商。

根據記錄,Hyland軟件的OnBase, 其ECM解決方案是事務型內容管理的領導者。

事務型內容管理

一套用來記錄管理流程中相關文件的系統
“這麼多文件” “一堆一堆的”

聽起來很熟悉?如果你有大量的紙質文件– 保險理賠、醫療記錄、政府表格、工資、學生入學– 這時你需要一種更有效的方式來擷取、處理和存取這些文件,您需要一個事務型內容管理解決方案。使用Hyland軟件的OnBase解決方案,能幫你解決更強大的問題,比如工作流程解決方案,能自動處理重複的業務流程並和核心應用程序無縫對接使得用戶的工作效率立刻提升。

就像ECM處理的一切東西,TCM有時也是因為不同的名字比如 – 文檔管理、文檔掃描或其他而被人認識,這就好比將TCM其中一部分比作它的全部。

為簡單起見,我們引用Gartner公司的定義: 一套用於記錄管理流程中相關文件的系統。

ECM旨在補充相關的流程、應用和部門之間的空隙,它可以讓你:

  • 擷取任何類型的文檔 – 包括文章、電子郵件、大型報告和電子表格
  • 管理內容根據企業的業務規則實時評估流程的健康狀況
  • 存儲、整理並跟蹤您的文檔,當您需要他們的時候
  • 提供文件在有需要時,這樣可以快速處理且保持低成本
  • 保留和保護您的文件,使你你達到並持續符合內部和外部標準

如果你準備好去發現業務流程、減少紙質文件和文件夾的好處,如果你準備好讓你的員工丟棄低價值的工作(比如查找文件和建立文檔)去完成高價值的工作並能節省成本,那代表你準備好使用ECM。

協作型內容管理 (或者協同文件管理)

用來處理多個使用者同時在平台上創建文件的情況
假如你在一家公司工作,那需要幾個相隔數里甚至隔海的人同時反覆使用同一個文件。這個解決方案可以讓整個團隊處理同一個主要文件並跟踪修改、保存草稿並保存文件。如果這切合你需要的,那你便需要一個協作內容管理系統(CMS協作)。

如果您的企業業務是集中於調查和研究,你需要不斷的重複做相同的工作,及越來越多的員工需遠程辦公(住在數里外或者州外甚至國外)那協作內容管理是你所需要考慮的解決方案。

協作內容管理– 有時也被稱為協同文檔管理– 意思是在一個數字化的世界裡,通過一個軟件或者門戶網站服務讓小組好像圍著一個桌子一起做事,事實上,大家是身處世界各地,隨時處理這個文件。
協同CMS將允許您創建“共享工作空間”—我們前面談到的電子版桌面。更先進的系統甚至還可以進行在線會議,白板匯報,收集和存儲項目文件並對版本進行控制和跟踪。

Web內容管理

可以統一控製網站的界面觀感,同時給予一些網站作者不斷創造和發佈內容的靈感。
如果你早上因為擔心你的客戶是否能容易的從你公司網站上找到有價值的內容,或不確定你的員工是否具有簡單而有效管理企業內容,你就應該使用網站內容管理系統。

如果你的公司維護一個大型的,內容豐富的網站,或專注於品牌的一致性,並面向公眾的個性化內容的網站,那你所需的解決方案就是網站內容管理系統。

一個好的網站CMS應該是讓用戶直接操作的。它可以讓內容的發布者自己就能靈活的發布和更新內容,不用網站開發人員和SEO經理去建設和調整系統。這還應該是一個協作系統,允許經過認證的使用者快速簡單的進行編輯、設計、公告和發布。
一個好的網站CMS應該是讓用戶直接操作的。它可以讓內容的發布者自己就能靈活的發布和更新內容,不用網站開發人員和SEO經理去建設和調整系統。這還應該是一個協作系統,允許經過認證的使用者快速簡單的進行編輯、設計、公告和發布。

有些事情要考慮:

  • 用戶體驗: 請確保你選擇的系統能讓頁面簡單,固定文本編輯並增加預定義功能。確保所有必要的培訓對非技術員工不會太複雜。
  • 可擴展性:隨著業務的增長,您需要網站內容管理系統。隨著業務的蓬勃發展,你會發現需要添加更多的內容,更多的功能,並希望擴展利基站點。
  • 內容工具:確保你可以控制內容髮布的內容、時間和方式。可能的情況是,隨著你們業務的增長,更多的編輯、作者和內容製造者將會使用CMS。你要確保內容控制工作流程的工具是合適的。
  • 支援和更新: 了解你的網站CMS系統的供應商的技術支持水平並享受你的選擇。此外,確保當軟件出現更新的時候能夠通知到你,而且你很容易使用這些更新功能。